Certains documents sociaux doivent être cotés et paraphés par le juge, le greffier du tribunal de commerce ou en mairie. La cote (numéro de référence appliqué par perforation sur chaque page) sert à numéroter les pages vierges du livre ou du registre (chaque page est unique et irremplaçable), tandis que le paraphe (par l'apposition d'un cachet sur les 1e et dernière pages) permet de les signer pour éviter toute falsification (ajout, remplacement, suppression...) et leur donner une date certaine. La cotation et le paraphe des délibérations des assemblées d'associés ou d'actionnaires et des organes ou conseils des sociétés commerciales sont obligatoires. Certains livres comptables dont la tenue est obligatoire peuvent également être cotés et paraphés mais de façon facultative.